【行政書士の書類作成】帳簿の記載事項、各種帳簿・書類の保存期間

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• 行政書士がつけなければならない業務に関する帳簿
• 各種書類などの保存期間

上記について、行政書士を10年以上続けているわたしがご説明します。

行政書士には守らなければならないルールがあるのね・・・

この記事には、こむずかしい法令がたくさん出てきますので、少し読みづらいかもしれませんが、がんばって読み進めていただければ幸いです。

行政書士になった際にはさまざまな法令に触れることになります。

そのための予行練習も兼ねて読んでみてください。

行政書士業務に関する帳簿

いわゆる「事件簿」とも言われるものです。

行政書士は、受任した業務に関する一定の事項を記載した帳簿を作成し、一定期間、保存しなければなりません。

「行政書士法」という法律によって定められております。

紙媒体のものに限らず、Excelなどで作成することも可能です。

帳簿に記載する事項

帳簿に記載する事項は、下記のとおりです。

「その他都道府県知事の定める事項」ってなに？

わたしが住んでいる富山県の場合は、下記の２つになっております。

ネット検索では出てきませんが、「富山県行政書士法施行規則」というものに定められております。

行政書士になると、富山県行政書士会から配布されます。

帳簿に記載しなければならない事項はほかにも

帳簿には下記も記載しなければなりません。

（結論）結局、帳簿には何を記載すればいいの？

上記をまとめると下記のことになります（富山県の場合）。

わたしの場合（ほかの項目の追加）

わたしの場合、上記事項のほかに、下記のような項目なども事件簿に追加して記載しています。

なぜ上記のような項目も追加しておくかというと、Excelの検索機能を使って過去に受けた事件の資料などを探し出すのに便利だからです。

過去に依頼受けたあの時の資料見たいな…

そうだ、Excelで検索してみよう！

過去の資料を簡単に探して見ることができれば、その分、今受けている依頼をよりスムーズに、より負担を少なく処理できることにつながる場合があります。

電話番号などの情報も一緒に見ることができて便利だし

帳簿の保存期間

行政書士は、上記を記載した帳簿をその関係書類とともに、帳簿閉鎖のときから２年間、保存しなければなりません。

領収書の保存義務

行政書士は、領収書を作成した日から５年間、保存しなければなりません。

上記の帳簿と同じく、紙媒体のものに限らず、Excelなどで作成することもできるよ。

ただし、領収書の保存期間については、青色申告をする場合には別の決まりが定められております。

次でご説明します。

青色申告する場合の帳簿・書類の保存期間

税制上、有利な取扱いを受けられますので、行政書士として開業する際、青色申告制度を採用される方も多いと思います。

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【行政書士の経理】自分でできる！確定申告を行うために必要なことを徹底解説！

その場合には、青色申告制度に基く帳簿・書類の保存期間が定められておりますので、注意する必要があります。

帳簿の保存期間⇒７年

下記のものは７年の保存期間が必要です。

• 仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳など

書類の保存期間⇒５～７年

下記のものは、それぞれ下記の保存期間が必要です。

• 決算関係書類（損益計算書、貸借対照表、棚卸表など）　７年
• 現金預金取引等関係書類（領収証、小切手控、預金通帳、借用証など）　７年
  ※前々年分の事業所得および不動産所得の金額が300万円以下の場合は５年
• その他の書類（取引に関して作成し、または受領した上記以外の書類（請求書、見積書、契約書、納品書、送り状など））　５年

青色申告制度を採用する場合は、上記に基いて書類などを保存しなければなりません。

ここで注意しなければならないことがあります。

行政書士法と青色申告制度では、異なる取扱いをする部分がある

下記書類については、行政書士法と青色申告制度で異なる保存期間を定めております。

• 領収書
• 取引に関して作成したり受領した書類

領収書の保存期間

領収書の保存期間について、行政書士法施行規則では５年と定められておりましたが、青色申告制度を採用する場合には７年間（前々年分の所得の金額にもよる）となっております。

したがって、青色申告制度を採用する場合、領収書は７年間保存しなければならないことになります。

取引に関して作成したり受領した書類の保存期間

また、青色申告制度では、「取引に関して作成したり受領した書類（※１）」の保存期間は５年間となっております。

行政書士法では、「帳簿と関係書類（※２）」を２年間保存しなければならないと定められておりました。

上記（※１）と（※２の関係書類）は一致する可能性がありますので、この場合は５年間保存しなければならないことになります。

迷う場合は、保存期間を多めにとる

上記のように、ルールが複数存在する場合は、保存期間がもっとも長いものに合わせておけば安心です。

上記を見る限り、保存期間がもっとも長い期間は７年間ですので、ひとつのやり方として、すべての書類を７年間保存しておく、ということにすれば間違いありません。

個別に管理するのは面倒だしね・・・

ただし、すべての書類を７年間保存しておくと場所を取りますので、「行政書士法が定める帳簿と関係書類は５年間にする（青色申告する場合）」などということにしておいてもいいかもしれません。

個別の業務に関する書類の保存期間

行政書士は、以下の業務を行う場合、その業務に関する「確認記録」と「取引記録等」というものをつけなければなりません。

そして、それらは、犯罪収益移転防止法という法律によって、７年間保存しなければならないと定められております。

対象となる業務

対象となる業務は下記のとおりです（例外規定アリ）。

上記以外にも個別の業務に関する書類の保存期間が定められている手続きがあるかもしれませんので、そのあたりは常に意識しておく必要があります。

まとめ

いかがでしたでしょうか？

この記事のポイントは以下の２点です。

仕事が忙しくなってくると、上記のことなどは、ついおろそかになりがちです。

しかし、ルールが決められている以上は、しっかり守りましょう。

また、これらの帳簿・書類などを整理・保管しておくためのアイテムも必要になります。

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あぼかど

行政書士など

「会社員しててもちっとも自分の思うように働けない！いろいろ理不尽なことも多いし！！」そこで発想を転換。

会社員人生に見切りをつけ、2003年に「行政書士になること」を決意。約１年間の勉強（独学）の末、翌年の試験に一発合格。2010年代はじめあたりに行政書士で独立開業。

現在は主に行政書士業のほか、大家業や投資からの配当金などにて生計を立てている。