【行政書士開業時に必要なもの】OA機器を選ぶ際のポイントをご紹介

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「今度、行政書士として独立開業するんだけど、事務所のパソコン、プリンター、電話機などはどのようなものを買えばいいの？」

それらは選ぶ際のポイントや注意点があります。

10年以上行政書士を続けているわたしが、そのあたりについて、みずからの経験を交えてご説明します。

行政書士開業時に揃えなければならないOA機器

行政書士開業時に必要となるOA機器には下記のようなものがあります。

では、それらを購入する際、どのような点に注意して選べばいいのでしょうか？

ひとつずつ見ていきますが、先にお伝えしておくと、（２）プリンターから（５）FAXまではいっぺんにご紹介します。

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（１）パソコン

業務に使うだけでしたら、そんなに高スペックなものは必要ありません。

ふつうのWindowsパソコン１台あればOKです。

デスクトップパソコンでもノートパソコンでもどちらでもいいとは思いますが、わたし個人的には、移動が容易なノートパソコンがおすすめです。

記憶装置は、HDDよりSSDがおすすめ

あと、記憶装置は、HDD（ハードディスク）よりSSD（ソリッド・ステート・ドライブ）がおすすめです。

物理的に駆動する部品が無いため、静音性が高く、熱の放出も少なく、衝撃にも強いです。

MicrosoftのWord、Excel、PowerPointは必須

MicrosoftのWord、Excel、PowerPointは必須です。

さまざまな役所でそれらが使われているためです。

役所からダウンロードしたファイルを開く際に使用したり、みずから書類を作成したりする際などに必要になります。

（２）～（５）プリンター、コピー機、スキャナー、FAX⇒複合機がおすすめ

上記がひとつにまとまっている複合機を買うのがおすすめです。

用紙サイズはA3まで対応できるものが必要

用紙サイズはA3まで対応できるものが必要です。

業務で使用するメインとなる用紙サイズはA4ですが、まれにA3サイズの書類を作成する必要があったり、お客さまからA4よりも大きなサイズ（A3サイズなど）の書類が送付されてくることもあるからです。

おすすめのA3サイズ対応複合機（ブラザー社製）

A3サイズ対応の複合機というと、かなり限られるのですが、下記がおすすめです。

• MFC-J6983CDW

ブラザー社製の「MFC-J6983CDW」です。

わたしも実際に使っております。▼

わたしが購入する際も、当然、「どれがいいかな～」ということでいろいろ比較検討しましたが、これが機能的にも値段的にも、いちばんよかったです。

わたしは開業以来ずっとブラザー社製複合機を使用（上記が２台目）

ちなみに、わたしがブラザー社製複合機を使用するのは、これが２台目です。

１台目は「MFC-6490CN」というものを使用していました。

開業時からずっとブラザー社製の複合機を使用しております。

複合機を買うメリット⇒場所をとらず割安

複合機を買うメリットとしては、ひとつにまとまっておりますので場所をとらず、値段的にも、ひとつひとつ買うよりは割安になるということです。

デメリット⇒ひとつの機能がダメになったらすべて買い替え

デメリットとしては、ひとつにまとまっているがゆえに、ひとつの機能に故障などが発生した場合、すべてを買い替えなければならなくなるということです。

わたしも、１台目のとき、印刷品質が悪くなってきたため（その他の機能は正常）、２台目に買い換えました。

そのあたりは、あらかじめ理解したうえで、使用しなければなりません。

【わたしの体験談】１台目のブラザー社製複合機は11年６ヶ月ほど使用した⇒長い間使えたので信頼できる

ちなみに、わたしは１台目である「MFC-6490CN」を11年６ヶ月ほど使用しました。

最後はだいぶムリしましたけどね（印刷品質が限界になってきた・・・）。

十分長い間使用できたと思います。

２台目である「MFC-J6983CDW」も、長く使用できることを祈ります。

コピー機などのリースは必要ない

下記のページで、開業時にはさまざまな営業の電話などがかかってくるとご紹介しました。

あわせて読みたい

【新人行政書士は要注意】営業の電話・FAX・メールに注意しよう

上記のページで、開業当初、コピー機などのリースの営業の電話がくるとご紹介しましたが、開業当初はそんなものは必要ありませんので、キッパリと断りましょう。

先ほどご紹介した複合機で十分こと足ります。

10年以上、行政書士などをしているわたし自身も、使用しているプリンター関係はこれ１台のみです。

（６）電話機（ポイントは３つ）

わたし個人的には、下記の機能があるものがおすすめです。

ひとつずつ見ていきます。

留守番機能があるもの⇒たまに仕事につながる

まれに留守番電話にメッセージを残される方もいらっしゃいますので、留守電機能があったほうが望ましいです。

そして、それはたまに仕事につながります。

また、手続きをした役所の方が、手続きに何かあった場合に電話をかけてきて、留守電にメッセージを残されるケースもあります。

発信者番号が表示されるもの⇒安心や聞き忘れ防止につながる

かけてきた相手の電話番号を把握したうえで電話に出るには、発信者番号が表示される電話機でなければなりません（別途契約が必要）。

かかってきた番号からその相手が分かれば、安心につながる場合があるね

また、発信者番号が表示される電話機であれば、通話中に相手の電話番号を聞き忘れても安心です。

わたしも最初のころは、通話中は話をするのでいっぱいいっぱいになり、つい、相手の電話番号を聞き忘れて通話を終えてしまったことが何度もあります。

子機がついているもの⇒違う部屋でも電話に出れる

子機がついていると便利です。

いつもと違う部屋などで仕事をしていても、子機があればどこでも電話に出られます。

以上、電話機を選ぶ際のポイントを説明しましたが、わたしの場合は、常にスマホに転送されるようにしております（別途契約が必要）。

スマホに転送されるようにしておけば、上記ポイントはすべて満たされている状態になります。

以前は、外出するときだけスマホに転送されるようにしておりましたが、現在は、営業時間中は常にスマホに転送されるようにしております。

外出したり戻ったりするたびに、転送設定のON・OFFを切り替えるのが面倒になったのよ・・・

ただし、事務所にかかってきた電話をスマホに転送する場合、スマホに転送される分の通話料は自分負担になるため、注意が必要です。

（７）シュレッダー

わたし個人的には、シュレッダーは最初のうちはあまり必要ないかと思います。

業務で扱った書類などには一定期間の保存義務があります。

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【行政書士の書類作成】帳簿の記載事項、各種帳簿・書類の保存期間

わたしの場合は、業務で扱った書類などは、すべてファイルなどに保存しています。

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【行政書士の仕事】すっきり収納！書類の整理・保管に役立つもの３選

そういうこともあるので、そもそもシュレッダーはあまり使いません。

【わたしの体験談】買ったけど大して使うことなく壊れた

わたしも開業当初、シュレッダーを購入しました（そんなに高いものではありませんが）。

だけど、あまり使うことなく、時間の経過とともに、だんだんとシュレッダーが劣化していきました。

そして、たいして使うこともなく壊れました。

シュレッダーの代わりとなるサービス

それ以来はシュレッダーを購入することもなく、代わりに下記サービスを利用しております。

• ヤマト運輸の機密文書リサイクルサービス

状況に合わせて、シュレッダーを購入するか、上記のサービスを利用するか、判断すればよろしいかと思います。

シュレッダーを使う際のデメリット

わたしの場合は、そんなにシュレッダーを使う機会もありませんので、シュレッダーを購入するだけお金もかかりますし、場所も取るので、不要です。

シュレッダーにかけるにしても、大量の書類などをシュレッダーにかけるのは、とても手間や時間がかかります。

その際、ホッチキスやクリップなどの金属片なども取り除かなければなりません。

ヤマト運輸の機密文書リサイクルサービスを使うメリット

一方、上記のサービスを利用する場合は、

• 専用の箱に入れるだけ
• ホッチキスやクリップなどの金属片なども少量であれば取り除く必要が無い

ため、手間もかからずラクちんです。

日常のちょっとした個人情報漏洩対策は、シュレッダーはさみを使用する

日常のちょっとした個人情報漏洩対策は、シュレッダーはさみがあれば、ある程度こと足ります。

なので、そういったものをひとつ手元に置いておくのはおすすめです。

これ、実際にわたしが使っているものです。▼

これで、個人情報などの必要な部分だけ切り裂き、あとは捨てるだけです。

仕事がそれほどない、初めの時期などは、これで十分対応可能です。

そんなに手間もかからないと思います。

あぼかど

行政書士など

「会社員しててもちっとも自分の思うように働けない！いろいろ理不尽なことも多いし！！」そこで発想を転換。

会社員人生に見切りをつけ、2003年に「行政書士になること」を決意。約１年間の勉強（独学）の末、翌年の試験に一発合格。2010年代はじめあたりに行政書士で独立開業。

現在は主に行政書士業のほか、大家業や投資からの配当金などにて生計を立てている。