【行政書士の仕事】すっきり収納！書類の整理・保管に役立つもの３選

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「仕事してたら、書類や資料が大量にたまってきたぞ！どうやって整理すればいいんだ？」

行政書士の仕事をしていると、書類などが大量に発生します。

それらの書類などはどうやって効率的に整理して、保管していったらいいんでしょうか？

そのあたりを、行政書士を10年以上続けているわたしが、自身の経験をもとにご紹介します。

業務を行っていると書類・資料などが大量に発生する⇒保存義務がある

行政書士として仕事をしていると、業務に関連する書類・資料などが大量に発生します。

そして、それらには保存義務があります。

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【行政書士の書類作成】帳簿の記載事項、各種帳簿・書類の保存期間

そのため、それらを効率的に保管することが求められます。

大量発生する書類を整理・保管するのに役立つアイテム３つ

そこで、それらを効率的に整理・保管するのに役立つアイテムを３つご紹介します。

ひとつずつ見ていきます。

【１】ホッチキス（マックス社製　HD-11FLK）⇒一度にたくさん綴じられる

ひとつ目は、マックス社製、Vaimo11シリーズのスタンダードタイプホッチキス「HD-11FLK」です。

下記のような特徴があります。

一度に最大40枚まで綴じられる⇒多くの書類を一度に簡単おまとめ

特長は、一度に最大40枚まで綴じられることです。

業務を行っていると、ちょっと多めの書類などをホッチキスでひとまとめにしておきたい場面が出てきます。

上記のアイテムはそんなときに役立ちます。

普通のホッチキスだと、ちょっと多めの書類を綴じるとき、「この量、大丈夫かな・・・」と不安になる場合があります。

そして、実際に綴じてみると、やはり、奥まで針が出てこず、途中で針が「ぐにゃっ」となっている場合があります。

この商品は最大40枚まで一度に綴じることができますので、ちょっとやそっとの量は大丈夫です。

針を一度に100本装てんすることができる⇒頻繁な針補充不要

また、針は100本装てんすることができますので、頻繁な針補充も不要です。

針はVaimo11用の針が必要ですので、注意しましょう。

【２】穴あけパンチ（マックス社製　DP-35T）⇒一度にたくさん穴あけできる

ふたつ目は、マックス社製の穴あけパンチ「DP-35T」です。

一度に最大35枚まで、穴をあけられる⇒何度も穴あけ不要

特長は、一度に最大35枚まで、穴をあけられることです。

上記のホッチキスもそうですが、「一度に多くの」というのがポイントになります。

その分、手間や時間が削減できるね！

何度も書いておりますが、業務を行っていると大量の書類・資料などが発生します。

それらをファイルなどに保管する際、穴をあける必要があります。

一度に穴をあけられる量が10枚ほどの穴あけパンチの場合、何度も穴あけ作業を繰り返さなければならないかもしれません。

しかし、上記の穴あけパンチであれば、ある程度の量までは一度で、一気に、穴をあけることができます。

何度も穴あけ作業を繰り返す必要はありません。

【わたしが使っているもの】型落ちモデル（DP-30）⇒それだけ長く使えるということ

ちなみに、わたしが使っているのは「DP-30」というモデルです。▼

穴あけ最大枚数は約30枚です。

マックスのホームページを見てみると、現在は販売が終了しているとのことです。

開業当初から現在まで10年以上使用しておりますが、特に壊れたところなどはありません（上記のホッチキスも同様）。

ちなみに、上記でご紹介したホッチキスも、わたしが使っているものは型落ちモデル（HD-11FL）です。▼

こちらも、現在は販売が終了しているようです。

【３】コクヨ社製　チューブファイル⇒スペースを有効的に使え、大量保管に適している

３つ目は、コクヨ社製のチューブファイルです。

書棚などのスペースを有効的に活用でき、大量の書類などを保管するのに適しています。

300枚収納タイプ、500枚収納タイプ、800枚収納タイプがあるよ。

手の大きさなど、個人差はあると思いますが、500枚収納タイプが一番使いやすいのではないかと思います（300枚収納タイプは入る量がちょっと少ない、800枚収納タイプは入る量が多すぎて取り出しなどが大変）。

わたしの事務所の様子です。▼

500枚収納タイプがずらっと並んでおりますが、左下の方に少し300枚収納タイプがあります。

似たようなものでキングジム社製のファイルもありますが、コクヨのものの方が若干お値段が安めです。

わたしも両方のファイルを利用していますが、機能的には変わりませんので、少しでも安いコクヨのものがおすすめです。

コクヨ社製ファイルをさらに、すこしでも安く買う２つの方法⇒４冊パックで購入する、カウネットを利用する

コクヨ社製ファイルをさらに安く買う方法があります。

ひとつずつ見ていきます。

一つ目は、「４冊パックで購入する」

わたしは、家の近くのコメリやDCMカーマで、４冊パックで売っているコクヨのファイルをよく買っておりました。

現在は、使用していないファイルが事務所にたまっておりますので、ファイルを購入する機会もあまりありませんが、４冊パックで売っていたため、１冊あたりの単価はさらにもう少し安かった記憶があります。

二つ目は、「カウネットのサイトを利用する」

また、この記事を書くために事前に少し調べた結果、似たようなファイルが下記サイトでさらにすこし安く買えるのではないかということを発見しました。

• カウネット

上記サイトはコクヨの子会社であるカウネットが運営するサイトです。

なので、品質的にはよく似たようなものが買えるのではないかと期待できます。

わたしはまだ利用したことはありませんが、今後、ファイルなどが必要になった場合には、利用するかもしれません。

１回の注文金額の合計が1,500円（税込）以上の場合は配送料が無料になります（詳しくは上記サイトをご覧ください）。

上記でご紹介したわたしの事務所の様子のように、ファイルは結構必要になるかと思います。

なので、少しでも安く買えるといいですね。

あぼかど

行政書士など

「会社員しててもちっとも自分の思うように働けない！いろいろ理不尽なことも多いし！！」そこで発想を転換。

会社員人生に見切りをつけ、2003年に「行政書士になること」を決意。約１年間の勉強（独学）の末、翌年の試験に一発合格。2010年代はじめあたりに行政書士で独立開業。

現在は主に行政書士業のほか、大家業や投資からの配当金などにて生計を立てている。